Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants doivent utiliser un logiciel pour caisse enregistreuse certifiée conforme à la nouvelle réglementation. Vous devez pouvoir attester de cette conformité. Voici les papiers que vous devez posséder et leurs mentions obligatoires d’après le ministère de l’Économie.
Vous avez mis votre logiciel de caisse enregistreuse à jour pour 2018 ou vous venez d’en changer. Soit vous avez opté pour un logiciel certifié par un organisme indépendant (NF525 par Afnor ou la LNE), soit votre éditeur de logiciel de caisse n’a pas choisi de certification extérieure et doit vous fournir une attestation individuelle prouvant que son logiciel de caisse respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Dans le cas où votre logiciel de caisse enregistreuse est certifié par un organisme indépendant, vous devez demander à l’éditeur une copie de sa certification. Une certification pouvant faire l’objet de renouvellement. Les éditeurs de logiciels certifiés n’ont pas d’attestation individuelle à vous fournir.
Logiciel non certifié par un tiers : demandez une attestation à l’éditeur du logiciel de caisse
Dans le cas où votre éditeur de logiciel de caisse n’est pas certifié, vous devez lui demander une attestation individuelle et nominative. La loi n’impose pas aux éditeurs cette délivrance spontanée, peut-on lire dans le question-réponse rédigé par le ministère de l’Économie sur les caisses enregistreuses.. Il vous appartient donc de lui réclamer si vous ne l’avez pas reçue. Vous devez demander cette attestation et être capable de prouver que vous l’avez fait : « Des consignes seront données aux agents de l’administration fiscale pour prendre en compte les circonstances particulières si l’assujetti apporte la preuve des diligences qu’il a faites pour obtenir cette attestation. », précise le ministère de l’Économie.
Une attestation individuelle et délivrée à l’assujetti à la TVA
L’attestation doit répondre à un certain formalisme. Elle doit être établie par l’éditeur du logiciel ou du système de caisse ou par son représentant légal. Elle doit être individuelle, nominative, au nom de l’assujetti à la TVA. Elle doit explicitement mentionner que le logiciel de caisse enregistreuse respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Les mentions obligatoires :
- le nom et les références du logiciel (y compris la version du logiciel concernée et le numéro de licence quand il existe une licence) ou du système ;
- la date d’acquisition du logiciel ou système par l’assujetti à la TVA.
>> Attention : le renvoi aux conditions générales de ventes ne vaut pas attestation.
Attestation physique ou dématérialisée
L’attestation peut être établie sur une feuille (support physique) ou de manière dématérialisée : téléchargement en ligne de l’attestation à compléter par le commerçant assujetti à la TVA pour y mentionner notamment son identité complète et la date de sa première utilisation (c.f. modèle en PDF). En effet, l’attestation comprend deux volets, un à remplir par l’éditeur et un autre par le commerçant.
L’attestation doit être conforme au modèle paru dans le bulletin officiel des impôts, que vous pouvez télécharger ici.
Une attestation par franchise, une par chaîne de magasins
Les franchises étant des entreprises avec une personnalité propre, chacune doit présenter un certificat ou une attestation pour le logiciel de caisse qu’elle utilise dans son magasin. Si un système de caisse identique est déployé sur une chaîne de magasins (même entité juridique), une seule attestation est admise.
L’attestation doit être renouvelée en cas de modification majeure du logiciel
L’attestation de conformité du logiciel de caisse est renouvelée quand le logiciel est modifié de façon majeure. « Il est admis que l’attestation demeure valable pour attester du respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données par les versions mineures ultérieures du logiciel ou système (cf. I-C-1 § 340 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30 pour la définition d’une version majeure et d’une version mineure) », peut-on lire dans la foire aux questions de Bercy.
7500 euros pas caisse
L’amende fixée à 7500 euros s’applique par logiciel ou système de caisse détenu par le commerçant. Vous avez plusieurs logiciels, l’amende est due pour chacun d’entre eux. « L’amende est due pour chaque logiciel ou système de caisse différent pour lequel l’assujetti ne justifie pas, par la production d’un certificat ou d’une attestation individuelle, qu’il respecte les conditions fixées par la loi de finances pour 2016. »
>> Pour accéder à la foire aux questions de Bercy intitulée : Foire aux questions relatives à l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés
>> Pour lire notre article sur la publication du modèle d’attestation individuelle.
>> Si vous souhaitez en savoir plus sur la NF525 (qui n’est pas une norme, mais une marque) délivrée par un organisme indépendant.
>> Si vous souhaitez mieux connaître nos logiciels pour caisse enregistreuse certifiés NF525.
