La Direction générale des finances publiques a publié le modèle d’attestation individuelle à remplir par les éditeurs de caisses enregistreuses ou de système d’encaissement non certifiés conforme par la marque NF525, et par les commerçants utilisant leurs matériels.
La Direction des finances publiques a publié le 3 août le modèle d’attestation individuelle relative à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données (CGI, art.286, I-3° bis).
Une première partie à remplir par l’éditeur de caisses
Cette attestation individuelle type se compose de deux volets. Le premier est à remplir par l’éditeur du logiciel de système de caisses.
Il doit fournir le nom, les références caractérisant son logiciel et son numéro de licence. Il doit attester que le logiciel « satisfait aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, prévue au 3° bis de l’I de l’article 286 du code général des impôts. »
À la fin du document, un rappel est fait quant aux sanctions : « Il est rappelé que l’établissement d’une fausse attestation est un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende (Code pénal, art. 441-1). L’usage d’une fausse attestation est passible des mêmes peines. »
Une seconde partie est à remplir par le commerçant. Celui-ci doit attester utiliser le logiciel et donner la date de sa première utilisation.
Éditeurs de caisse enregistreuse non NF : les conditions à respecter
Les éditeurs non certifiés par la marque NF525 vont pouvoir, faute de mieux, auto-attester de leur mise en conformité avec la loi. La lettre type est accompagnée d’un document qui détaille notamment la nature des conditions à respecter concernant l’inaltérabilité la sécurisation, la conservation et l’archivage des caisses enregistreuses à partir du 1er janvier 2018. Et, bien sûr, les sanctions en cas de production d'un faux.
On peut y lire notamment :
Concernant l’inaltérabilité que « le système de caisse doit enregistrer toutes les données relatives aux règlements » (80) ; « si des corrections sont apportées (modifications ou annulations) elles s’effectuent par des opérations de « plus » ou de « moins » et non par modification directe des données d’origine enregistrées » (90) ; « le logiciel de comptabilité (…) ou le système de caisse doit prévoir que l’administration fiscale puisse accéder aux données d’origine enregistrées initialement ainsi qu’au détail daté (année, moi, jour, heure, minute) des opérations et des corrections apportées lorsque ces données ont fait l’objet de corrections. » (100).
Concernant la sécurisation, « Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit sécuriser les données d’origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises. » (130) ; « Cette sécurisation peut être assurée par tout procédé technique fiable, c’est-à-dire de nature à garantir
la restitution des données de règlement dans l’état de leur enregistrement d’origine. Il peut notamment s’agir d’une technique de chaînage des enregistrements ou de signature électronique des données. »; (140) ; « L’emploi d’une fonction « école » ou « test » destinée à l’enregistrement d’opérations de règlement fictives (…) doit être sécurisé, par une identification très claire des données (…) » (150).
Concernant la conservation des données : Le logiciel doit prévoir une clôture au minimum annuelle (160), les systèmes de caisses doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle (170), toutes les données doivent être conservées ligne par ligne. C’est aussi le cas des données cumulatives et récapitulatives calculées par le système. (180).
Des données informatiques difficiles à comprendre pour les commerçants qui, nous en sommes sûres, préféreront choisir un logiciel certifié NF par un organisme indépendant comme l’Afnor.
>> Si vous souhaitez en savoir plus sur la NF 525 (qui n'est pas une norme mais une marque) délivrée par un organisme indépendant.
>> Si vous souhaitez mieux comprendre pourquoi les caisses vont devoir être sécurisées fin décembre 2017 et pourquoi certaines opérations ne seront plus possibles, voici des cas pratiques.
>> Si vous souhaitez mieux connaître nos logiciels pour caisse enregistreuse certifiés nf525.
>> Le document dans son intégralité : TVA - Régimes d’imposition et obligations déclaratives et comptables - Obligations d’ordre comptable – Obligation d’utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale. Source : BOFIP du 3 août 2018 (PDF) ou sur le site du bulletin officiel de la direction générale des finances publiques.
